Løsninger Teknologi Tema Kompetanse Samarbeid Klar for å ta steget inn i fremtiden? Vi hjelper deg i gang! ProsessPilotene as © 2026 | Organisasjonsnummer NO897658372mva | Alle rettigheter reservert
v3.18.1
Piloten Jeg er Piloten. Spør om tjenestene eller veiledningene våre, be om hjelp eller et møte, gi tilbakemelding eller administrer nyheter når du er logget inn.
Piloten Meldinger Jeg er Piloten. Spør om tjenestene eller veiledningene våre, be om hjelp eller et møte, gi tilbakemelding eller administrer nyheter når du er logget inn.
Foreslåtte neste steg Be om hjelp eller møte Gi tilbakemelding Nyhetsbrev
→ KortversjonenVis mer Vis mindre Frode Stenstrøm: I dag har jeg fått med meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes prosjektkontor inn til studio. Jeg har utfordret dem til å gi oss litt råd på hvordan prosjekter faktisk kan lykkes, hvilke risikofaktorer bør man være oppmerksom på, og hvordan kan for eksempel du som kunde være med og bidra til at man faktisk får en større suksess med de prosjektene du tar på deg. Frode Stenstrøm: I dag har jeg fått med meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes prosjektkontor inn til studio. Jeg har utfordret dem til å gi oss litt råd på hvordan prosjekter faktisk kan lykkes, hvilke risikofaktorer bør man være oppmerksom på, og hvordan kan for eksempel du som kunde være med og bidra til at man faktisk får en større suksess med de prosjektene du tar på deg.
I denne episoden av ProsessPodden fra 2024 møtte Frode Stenstrøm Marie Andersson og Thomas Stene fra ProsessPilotenes prosjektkontor til en samtale om hvordan kunder kan bidra til at egne prosjekter lykkes. Andersson trakk frem en tydelig og engasjert prosjekteier som den viktigste enkeltfaktoren, mens Stene understreket at et godt forankret business case, med klare mål og måleparametre, er avgjørende før prosjektet i det hele tatt starter.
De to gikk gjennom hele prosjektforløpet: en god kick-off der kunden selv presenterer bakgrunn og mål, en trinnvis tilnærming med en minimumsløsning (MVP) slik at man raskt får erfaring å styre videre etter, og at kunden tar tydelig eierskap til krav i form av brukerhistorier og setter av tid til testing og retrospektiver underveis.
Etter at prosjektet er levert, la de vekt på brukeradopsjon, siden en løsning ikke har verdi hvis den ikke tas i bruk, og på å evaluere måloppnåelse og dokumentere lærdommer til senere prosjekter. De anbefalte også å etablere et forum for videreutvikling, slik at systemet fortsetter å forbedres etter at leverandøren har avsluttet sin del.
Til slutt gikk de gjennom fire risikoer kunden selv har stor innflytelse på: uklare målsetninger, manglende forankring i ledelsen, for ambisiøst omfang ved oppstart, og at leveransen gradvis vokser utover det som opprinnelig var avtalt. Rådet var å prioritere hardt, styre nye ønsker aktivt gjennom prosjekteieren, og heller jobbe i klare iterasjoner enn å love for mye på én gang.
Se opptak
YouTube
Transkripsjon VTT Vis full transkripsjon Frode Stenstrøm: I dag har jeg fått med
meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes
prosjektkontor inn til studio.
Jeg har utfordret dem til å gi oss
litt råd på hvordan prosjekter faktisk
kan lykkes, hvilke risikofaktorer bør
man være oppmerksom på, og hvordan kan
for eksempel du som kunde være med og
bidra til at man faktisk får en større
suksess med de prosjektene du tar på deg.
Mitt navn er Frode Stenstrøm,
og dette er ProsessPodden.
Og jeg sa at jeg hadde med
Thomas og Marie, så jeg ønsker
deg og Marie velkommen hit.
Hvem er du, og hva er ditt forhold
til det å lykkes i prosjekter?
Marie Andersson: Takk så mye,
takk for at jeg fikk komme.
Jeg heter Marie Andersson og jobber i
dag som både prosjektleder og leder for
vårt prosjektkontor i ProsessPilotene.
Jeg har jobbet 15 år med CRM, der fremst
forbedring og utvikling av kundrelasjoner
har vært det jeg har jobbet med.
Og jeg har både vært på kundsidan og nå
som konsulent hvilket gjør at jeg har
opplevd hvor viktig det er med et godt
samarbeid mellom kund og leverandør
og jeg tror at det er en suksessfaktor
Frode Stenstrøm: Så spennende.
Thomas, velkommen til deg også!
Foredragsholdere Frode Stenstrøm Gründer og teknologistrateg
Som gründer og teknologistrateg i ProsessPilotene jobber jeg med å hjelpe virksomheter forstå og bruke teknologi som en strategisk kraft for bedre arbeidsprosesser, kundeopplevelser og beslutninger.
Rollen kombinerer forretningsutvikling, teknologirådgivning, virksomhetsarkitektur og formidling. Jeg arbeider særlig i skjæringspunktet mellom AI, CRM, digitale plattformer, data, analyse og fremtidens arbeidsliv.
En sentral del av rollen er å være brobygger mellom ledelse, fagmiljøer og teknologi. Det handler om å gjøre komplekse teknologiske muligheter forståelige, vurdere hva som faktisk skaper verdi, og bidra til at digitale løsninger blir en naturlig del av hvordan virksomheter jobber.
Jeg bruker også rollen til å formidle faktabaserte perspektiver på hvordan AI og teknologi påvirker ledelse, organisasjoner, ansatte og kunder.
Hvem er du og hva er ditt
Thomas Stene: Jo, takk for det.
Jeg heter Thomas Stene og er
prosjektleder i ProsessPilotene.
Jeg har de siste 20 årene hatt
gleden av å jobbe med kunder som har
veldig forskjellige forutsetninger
både for å lykkes og mislykkes.
Og det her med suksesskriterier, det
henger jo tett sammen med risiko.
Og i jobben som prosjektleder så
synes jeg det her er spennende å
kunne jobbe proaktivt med dette.
velkommen til dere begge to.
Det første temaet er jo hvordan kan våre
kunder bidra til at prosjektet lykkes.
Og hva er deres beste tips, Marie?
Marie Andersson: Ja, jeg har
lyst å løfte frem prosjekteier
som en sentral suksessfaktor.
Vi som leverandør, vi vil at kunden så
klart skal kjenne at man har fått noe
ut av prosjektet, at man nådde de der
gevinstene som prosjektet satte seg.
Så vår erfarenhet sier at de kunder
som opplever det, det er de som
har gjerne hatt en sterk og tydelig
engasjeret prosjekteiere med prosjektet.
Så først og fremst skal jo
prosjekteieren være ansvarlig for å
nå prosjektets mål og styre mot dem.
Frode Stenstrøm: Hvordan kan
kundene bidra til suksess før
prosjektet i hele tatt har begynt?
Thomas Stene: Ja, før prosjektet starter
så er det viktig å få etablert et
business case og reflektere over hvorfor
skal man gjennomføre prosjektet, hvilke
prosesser er det man ønsker å forbedre,
hvilke gevinster vil man oppnå, har vi
noe som er enkelt å få til som gir god
verdi, hvilke mål vil man oppnå og har
man da noen KPIer eller måleparametre
for å følge opp at man når målene.
Så handler det om å forankre business
case, og forankring det går det
nesten ikke an å gjøre for mye av.
Våre prosjekter innebærer ofte at man
skal endre eller lage nye prosesser
for hvordan personen jobber, og
det er mye endringsledelse i dette.
Så den forankringen bidrar til
å skape motivasjon og hjelpe
organisasjonen med å tilpasse seg
endringen som følger av prosjektet.
Frode Stenstrøm: Hva er deres
beste tips, Marie, til hvordan
en kunde bør organisere seg?
Marie Andersson: Våre beste prosjekter
er der kunden og leverandøren klarer
å samarbeide godt og finne utfyllende
roller for å skape et godt leveransteam.
Så det med å virkelig sette sammen et
team med riktig kompetanse, med god
prosessforståelse for hva som skal
implementeres, og virkelig tenke gjennom
å finne de riktige nøkkelpersonene
man har behov for, er det første.
Sen bør man også etablere
Som kan ta del av prosjektet og ta
beslut under veien og støtte opp.
Og så kanskje man også redan før start
bør fundere litt på hvilke ambassadører
man har ute i organisasjonen.
Hitta de der individerne som brinner litt
ekstra for det som prosjektet skal oppnå.
For å få dem med på resen,
og få dem med til å bidra.
Så det å skape en vi-kultur med litt
høyd under taket, der man kan ta gode
diskusjoner og dele informasjon og jobbe
effektivt ihop, der man både som kund og
leverantør til slutt kan være stolt av
sitt slutprodukt, det har vi jo tro på da.
Frode Stenstrøm: Så hvis jeg leser
dere riktig, så er det spesielt tips
her oppsummert at dere før prosjektet
begynner får etablert hvorfor og
bakgrunnen, Thomas, for en styringsgruppe.
Og ikke minst en prosjekteier
Frode Stenstrøm: Hvis vi går videre
til overgangen fra prosjektets
start, at det har blitt vedtatt,
og styringsgruppen har sagt go, til
at vi har en gjennomføringsfase.
Marie, hva mener du er gode tips for å
kunne få en god oppstart på prosjektet?
Marie Andersson: Ja, vi starter
jo gjerne våre prosjekt med en
kick-off, og kick-offen er en formell
markering av at prosjektet er i gang.
Veldig effektiv metod for å få oppstart av
et prosjekt og for å føre alle individer
til sammen som skal jobbe ihop sammen.
Det vi ser er at når vi kjører
kick-off på vårt prosjekt, så er
det mest effektivt og best at kunden
selv presenterer prosjektet, og
bakgrunnen til prosjektet, og framfor
alt hvorfor det skal gjennomføres.
Det er viktig å sikre at alle forstår
bakgrunnen med nåværende utfordringer,
og det er større bilden hva man
vil oppnå, og det er målene igjen.
Dette gjør absolutt best av kunden selv,
og gjerne prosjekteier til prosjektet.
Thomas Stene: Kan jeg legge
For å sørge for at alle tar eierskap
til det å samarbeide godt, så lar vi
ofte prosjektgruppen selv reflektere og
etablere prinsipper for godt samarbeid.
Det er i hvert fall et tips som vi kan
anbefale for å gi prosjektet en god start.
Frode Stenstrøm: Og hvis jeg har lov til
å supplere med en av mine egne erfaringer,
så er det sånn at alle bedrifter og kultur
har jo forskjellige måter man samhandler
på, og hvordan man kommuniserer.
Noen har jo veldig mye styring
via mail, noen bruker Teams, noen
bruker post-it-lapper, at man i den
dialogen har blitt snakket sammen
om hvordan man skal samarbeide.
Vi nordmenn synes jeg ofte hopper
over det der, ja men skal vi ikke bare
begynne å jobbe, altså glemmer vi at
det er, vi glemmer at det er mennesker
som skal lære hverandre å kjenne da.
Thomas Stene: Ja, ofte så blir
det nedprioritert rett og slett.
Frode Stenstrøm: Jeg har sett prosjekter
hvor man har brukt nesten en måned bare
på den første fasen, men da hvis man
skal jobbe sammen i tre år så er det
faktisk det er ikke så mye tid, det
gir en helt annen reise i den veien da
Thomas Stene: Jeg tenker selv om
man skal jobbe som bare et halvt
år, så gir det veldig god verdi å
ta den investeringen innledningsvis.
Frode Stenstrøm: Og snakke om
forventningene til hverandre i
kommunikasjonen, rett og slett
Nå har vi snakket litt om hvordan
kundene kan bidra til å få en veldig
god prosjektoppstart, men Thomas,
hva bør kundene gjøre underveis i
prosjektet for å få et bedre resultat?
Thomas Stene: Ja, for nye
implementeringsprosjekter så anbefaler
vi ofte en trinnvis tilnærming,
der man først etablerer en såkalt
MVP, eller most viable product, som
i prinsipp er en minimumsløsning.
Og poenget da, det er at kundens
prosjekteier tar ansvar for å
definere denne MVP'en innom å
peke på det man primært trenger
for å komme i gang med løsningen.
Frode Stenstrøm: Der kom jo
denne knytningen til som Marie
du hadde på eierskap hos kunden.
Men hvorfor gjør man det, Thomas?
Thomas Stene: Ja, poenget er at dets
raskere man kommer i gang og får
erfaring med løsningen, desto raskere
får man bedre kvalitet på å ønske
mål for veien videre også, i stedet
for å potensielt brenne krutt på noe
som viser seg å være mindre viktig.
Frode Stenstrøm: Marie hvilke
andre bidrag bør kunden komme med
gjennom prosjektets innføring?
Marie Andersson: Det er viktig
at kunden så tidig som mulig tar
ansvar til kravene som vi bruker å
beskrive som brukerhistorier, og at
man definerer de akseptanskriteriene
for hva som skal etableres.
Så det å være en god bestiller
og kan definere gode krav, det
hjelper oss veldig som leverandør.
Thomas Stene: Ja, jeg støtter den, Marie.
Så kan jeg legge til det med at kunden
må også avsette tilstrekkelig tid til
å være med og teste og godkjenne de
trinnevis leveransene som vi snakker om.
Og desto tidligere vi får oppdaget
ting som ikke er sånn forventet,
desto lettere kan vi også justere.
Marie Andersson: Ja, vi gjennomfører
jo gjerne retrospektiv under veien i
prosjektet, og retrospektiv er jo at man
lærer av sine erfarenheter man har gjort
seg så langt, og tilpasser det til neste
periode, så det hjelper veldig om man som
kunde er engasjeret i det, og kan komme
med gode konstruktive tilbakemeldinger
på hvordan vi som team kan bli bedre.
Og så tenker jeg også det med å tidlig
være ute og planlegge for hvordan man
skal introdusere løsningen til brukerne.
Bra å legge en god plan, for det har vi
kanskje ikke pratet så mye om til nå.
Frode Stenstrøm: En brukeradopsjon?
Marie Andersson: Brukeradoption, ja.
Frode Stenstrøm: Hvis jeg skulle få
lov til å supplere med et par tips som
jeg brenner ofte for, så er det at man
klarer å evne å se hva løsningen skal
skape tidlig, og at man tester det
opp mot forskjellige arbeidshypoteser.
Hvis man vet at man skal ha en løsning
som både skal understøtte en slagsprosess,
men kanskje også skal brukes til
innsikt og analyse, det skal kanskje
gi muligheten for en e-handelsportal,
så er jeg veldig opptatt av at man
ikke bare ser på det ene, men tester
det man skal lage mot forskjellige
bruksscenarier før man faktisk lager
det, så ikke man må lage det om igjen.
For vi får ofte litt skylappe på.
Det å glemme å teste, det koster mye tid.
Men endringer sent er jo alltid
dyrere enn endringer tidlig.
Hvis vi skal gi noen korte og konkrete
tips på hva kunden bør bidra med etter
at prosjektet er gjennomført, når vi
ikke er der lenger, hva skjer da, Thomas?
Thomas Stene: Ja, vi kan jo
fortsette med det her med
brukeradopsjon, som du nevnte, Marie.
Altså prosjektene som vi jobber med,
de involverer ofte endringer både for
arbeidsprosesser og systemer, og de
løsningene som vi etablerer, de har
ingen verdi i det hvis ikke de tas
i bruk, og derfor er det viktig at
kundene har fokus på hvordan brukerne
blir introdusert til både hva man
vil oppnå, og hvordan løsningen
skal understøtte arbeidsprosessene.
Det å fokusere på oppfølging av brukerne
er kritisk for prosjektets suksess,
men ofte undervurdert og nedprioritert.
Da har det vært å merke seg at nærmere
90 prosent av læringen skjer etter
den første formelle opplæringen.
Dette er noe som vi gjerne
allerede har diskutert med kunden
og lagt en god strategi rundt.
Frode Stenstrøm: Og dette er jo
kjent fra skolegang, når man går
på universitet og lærer et fag.
Det er først når man begynner jobb
at man lærer noen ting, ikke sant?
Så jeg tror det er det samme her også.
Er det noen andre aspekter,
Marie, du ville påpekte etter
Marie Andersson: Ja, jeg synes jo at
man bør evaluere prosjektet etter det
avslutte å gå gjennom De oppringlige
projektmålene og å vurdere i hvilken
grad de er oppnått, er nyttig.
Og at man identifiserer kanskje
noen lærdommer når man har gjort
seg under prosjektet, og gjerne
dokumenterer det og deler ut i
organisasjonen, så at neste prosjekt
man gjennomfører kan ta med seg det.
Så man har lært seg noe av det.
Og så tenker jeg også at det med å ha
lagt en liten plan for kontinuerlig
forbedring av systemet bør man gjøre.
Mange kunder etablerer gjerne et forum
med ulike interessenter i organisasjonen
som jobber videre med videreutvikling
og kan identifisere forbedringssaker og
dele erfarenheter og løse problemer eller
utmaninger knyttet til CRM-systemet.
Frode Stenstrøm: Og det er vel her
egentlig dette med prosjekteierskap
kommer inn, at man knytter for en
måte å tilpasse det, for det er ikke
som et eple man kjøper og spiser er
ferdig, det er jo en kontinuerlig
forbedring som skal skje, man skal
hente ut gevinsten av det også over tid.
snakke om handler om risiko.
Alle prosjekter har jo i sin natur en
eller annen form for risiko, og jeg
lurer litt på hvilke risikofaktorer
kundene lettest kan påvirke selv.
Marie og Thomas, kan dere ta
oss gjennom hvilke risikoer dere
vanligvis ser, og ikke minst hvor
har kunden mest innflytelseskraft?
Thomas Stene: Ja, jeg kan jo starte.
Som prosjektleder diskuterer vi
med kunden hvordan de selv kan
redusere risiko i prosjektet.
Hvis vi skal peke på noen av de
vanligste risikoene der kunden har...
Stor påvirkningskraft, så øverst
på lista mi så har jeg det her med
risikoen for uklare målsetninger.
Og det er overraskende hvor mange
prosjekter der man ikke tydelig definerer
hva man ønsker å oppnå med prosjektet.
Frode Stenstrøm: Da går man jo tilbake
til du nevnte innledningsvis med
manglende business case, gjør du ikke det?
trenger tett sammen med det.
Og da kan man risikere at man bygger
en løsning som ikke dekker behovene.
I beste fall så får man da en merkosnad
ved å motivere på løsningen i etterkant.
Men det kan også hende at man må starte
på nytt, og uansett så forsinker det
gevinsten på det man ønsker og oppnå.
Frode Stenstrøm: Hva mener du at
en kunde bør bidra med her, Thomas?
Thomas Stene: Jeg tror det viktigste
bidraget er at man innledningsvis
kartlegger rutiner og prosesser med
fokus på hva er det som skaper verdi.
Frode Stenstrøm: Marie, har du
en risikopunkt du er opptatt av?
Marie Andersson: Ja, jeg tenker
manglende forankring i ledelsen.
Om ledelsen ikke involverer seg
godt nok i prosjektet, så er det en
risiko for å nå målsetningene eller
de gevinstene man ønsker å oppnå.
konsekvens være at systemet ikke
blir tatt i bruk av brukerne.
Frode Stenstrøm: Hva mener du at
den kunne bør gjøre for å unngå det?
Marie Andersson: Det beste man kan
gjøre er å etablere en styringsgrupp
og låte dem følge prosjektet og være
med og styre under prosjektets gang.
Frode Stenstrøm: Hvem burde
ha sittet i denne gruppen?
Marie Andersson: Personer som har
relevant erfarenhet og de som er
i organisasjonen som kan være med
og bidra for å oppnå de målene.
Thomas, har du en tredje risiko?
Thomas Stene: Ja, det er masse
risikoer å ta men jeg kan ta det
med å gape over for mye, som vi også
har vært litt inne på tidligere.
Dette er en klassiker der kundene ved
prosjektstart er for ambisjøse på hva man
vil inkludere i scopet, og hvor mye man
tror man rekker innenfor et valgt tidsrom.
Frode Stenstrøm: Hva blir
Thomas Stene: Det kan jo da være
at man bommer på tid, kvalitetsmål,
de klassiske tingene, men ofte i
kombinasjon med at kanskje noen blir
overarbeidet, kanskje noen blir sykemeldt
eller finner alternativ til arbeidet.
Frode Stenstrøm: Og hva mener du at kunden
bør gjøre for å unngå å gape over for mye?
Thomas Stene: Da tenker jeg det her med
å velge trinnvis tilnærming er viktig, og
prioritere hardt hva man ønsker å få til.
Legge nice-to-have-saker i
backloggen for neste runde.
Frode Stenstrøm: Marie, du
du også, som vi snakket om.
Marie Andersson: Jeg tenker at
når prosjektet er i gang så er
det ikke ovanlig at omfanget
av leveransen blir større.
Det er lett at det smyger seg inn nye
ideer under vegen som man verken har
avsatt tid eller budget for å tekke.
Så det med scope-skript som
vi kaller det er jo en risiko.
Så det betyr jo at når omfanget
eller leveransen har blitt større
enn det som da fra begynnelsen var
intentionen og avtalen, så blir det
en konsekvens på at det kommer å
ha innverkan på både tid og kost.
Frode Stenstrøm: Hva mener du at kunden
bør gjøre for å unngå at prosjektet
blir større enn opprinnelig tiltenkt?
Marie Andersson: Nå har vi pratet om
projektlederrollen innan og nevnt det
flere ganger, men her tenker jeg igjen at
den rollen bør aktivt være inne og styre
og prioritere det av nye saker som kommer.
Kanskje man måtte, når noe kommer inn,
kanskje noe annet måtte tas ut av.
Frode Stenstrøm: Ja, hvis jeg skal opp
med det dere sa, så hørte jeg dere da
snakket om uklare målsetninger, at det
er for lite forankring, gap overfor mye,
og at da man bare øker underveis, Fire
viktigste risikopunktene dere tar frem,
som Thomas sa, det er helt sikkert flere.
Men hvis vi skal runde av der, så vil
jeg gjerne ha noen tips fra dere, som
gjør at de som lytter på det, kanskje
kan tenke på at hvis de gjør sånn, så får
de et bedre og mer vellykket prosjekt.
Marie, hva skulle det vært?
Marie Andersson: Ja, i min rolle
som projektleder så brenner jeg
jo veldig for å bygge og utvikle
team som til sammen kan hitte gode
løsninger og leverere gode prosjekter.
Frode Stenstrøm: Og Thomas da?
Thomas Stene: Jeg veldig forkjemper
det her med å jobbe i iterasjoner,
å kunne ta for seg det bit
for bit og avstemme underveis.
Det tenker jeg er en viktig
suksessfaktor for prosjekter.
Det er i hvert fall tilfredstillende
for meg som prosjektleder.
Frode Stenstrøm: Tusen takk
til dere begge to for mange
konstruktive tips til våre kunder.
produsert av ProsessPilotene.
ProsessPilotene øker verdien av dine
kunder med bruk av Microsoft-teknologi.
Denne podcasten er å finne overalt der
dere hører på podcast, samt nettstedet
https://radio.Prosesspilotene.no.
Vi minner om at dere kan også følge
oss på YouTube, på vår YouTube-kanal,
søk etter ProsessPilotene der.
Ansvarlig for denne podkasten
Vi vil gjerne høre fra deg,
både tilbakemeldinger og bli
med på et intervju i fremtiden.
Så kontakt meg gjerne på LinkedIn.
Med ønske om bedre arbeidsprosesser
Arrangementer Resultater Kunstig intelligens | Webinar
AI for Prosjekt Frode Stenstrøm og Adrian Sjøholt testet Google, OpenAI og Anthropic i praktisk prosjektplanlegging, fra kravdokument til presentasjon.
Mer innhold Resultater Feltservice | Artikkel
Aprilnytt for feltservice, apper og analyse Microsoft publiserte aprilnyheter for produksjon, Power Platform, Planner og Power BI. Samlet viser de hvordan feltarbeid kan støttes av automatisering og analyse når prosjektansvar, datakvalitet og menneskelig kontroll er tydelig.
