Hvorfor sprekker prosjektbudsjetter, og hva kan systemet gjøre med det?

Når vi går gjennom prosjekter som gikk galt økonomisk, er mønsteret påfallende likt. Det var ikke én stor hendelse. Det var mange små avvik som ingen så summen av før det var for sent å gjøre noe.

De tre vanligste årsakene

Uklart omfang, der små tilleggsønsker aldri blir priset. Optimistiske estimater, som gjentas fordi ingen sammenligner med faktisk forbruk. Og etterslep i timeføringen, som gjør at forbruket alltid ser lavere ut enn det er.

Hva systemet faktisk hjelper med

Project Operations løser ingen av de tre årsakene av seg selv. Det systemet gjør, er å vise forbruk mot budsjett løpende, slik at avviket blir synlig i uke tre i stedet for i sluttoppgjøret. Det er en stor forskjell i praksis, fordi et avvik oppdaget tidlig kan håndteres med en samtale med kunden — mens det samme avviket oppdaget til slutt bare kan håndteres med en nedskrivning.

Forutsetningen

Alt dette forutsetter at timene føres fortløpende og at arbeidsplanen er oppdatert. Uten det viser systemet et pent bilde av noe som ikke stemmer, og da er dere dårligere stilt enn med et regneark dere vet er upresist.