Frode Stenstrøm: I dag har jeg fått med meg Thomas og Marie fra ProsessPilotenes prosjektkontor inn til studio. Jeg har utfordret dem til å gi oss litt råd på hvordan prosjekter faktisk kan lykkes, hvilke risikofaktorer bør man være oppmerksom på, og hvordan kan for eksempel du som kunde være med og bidra til at man faktisk får en større suksess med de prosjektene du tar på deg. Mitt navn er Frode Stenstrøm, og dette er ProsessPodden. Og jeg sa at jeg hadde med Thomas og Marie, så jeg ønsker deg og Marie velkommen hit. Hvem er du, og hva er ditt forhold til det å lykkes i prosjekter? Marie Andersson: Takk så mye, takk for at jeg fikk komme. Jeg heter Marie Andersson og jobber i dag som både prosjektleder og leder for vårt prosjektkontor i ProsessPilotene. Jeg har jobbet 15 år med CRM, der fremst forbedring og utvikling av kundrelasjoner har vært det jeg har jobbet med. Og jeg har både vært på kundsidan og nå som konsulent hvilket gjør at jeg har opplevd hvor viktig det er med et godt samarbeid mellom kund og leverandør og jeg tror at det er en suksessfaktor Frode Stenstrøm: Så spennende. Thomas, velkommen til deg også! Hvem er du og hva er ditt forhold til tematikken? Thomas Stene: Jo, takk for det. Jeg heter Thomas Stene og er prosjektleder i ProsessPilotene. Jeg har de siste 20 årene hatt gleden av å jobbe med kunder som har veldig forskjellige forutsetninger både for å lykkes og mislykkes. Og det her med suksesskriterier, det henger jo tett sammen med risiko. Og i jobben som prosjektleder så synes jeg det her er spennende å kunne jobbe proaktivt med dette. Frode Stenstrøm: Takk og velkommen til dere begge to. Det første temaet er jo hvordan kan våre kunder bidra til at prosjektet lykkes. Og hva er deres beste tips, Marie? Marie Andersson: Ja, jeg har lyst å løfte frem prosjekteier som en sentral suksessfaktor. Vi som leverandør, vi vil at kunden så klart skal kjenne at man har fått noe ut av prosjektet, at man nådde de der gevinstene som prosjektet satte seg. Så vår erfarenhet sier at de kunder som opplever det, det er de som har gjerne hatt en sterk og tydelig engasjeret prosjekteiere med prosjektet. Så først og fremst skal jo prosjekteieren være ansvarlig for å nå prosjektets mål og styre mot dem. Frode Stenstrøm: Hvordan kan kundene bidra til suksess før prosjektet i hele tatt har begynt? Thomas Stene: Ja, før prosjektet starter så er det viktig å få etablert et business case og reflektere over hvorfor skal man gjennomføre prosjektet, hvilke prosesser er det man ønsker å forbedre, hvilke gevinster vil man oppnå, har vi noe som er enkelt å få til som gir god verdi, hvilke mål vil man oppnå og har man da noen KPIer eller måleparametre for å følge opp at man når målene. Så handler det om å forankre business case, og forankring det går det nesten ikke an å gjøre for mye av. Våre prosjekter innebærer ofte at man skal endre eller lage nye prosesser for hvordan personen jobber, og det er mye endringsledelse i dette. Så den forankringen bidrar til å skape motivasjon og hjelpe organisasjonen med å tilpasse seg endringen som følger av prosjektet. Frode Stenstrøm: Hva er deres beste tips, Marie, til hvordan en kunde bør organisere seg? Marie Andersson: Våre beste prosjekter er der kunden og leverandøren klarer å samarbeide godt og finne utfyllende roller for å skape et godt leveransteam. Så det med å virkelig sette sammen et team med riktig kompetanse, med god prosessforståelse for hva som skal implementeres, og virkelig tenke gjennom å finne de riktige nøkkelpersonene man har behov for, er det første. Sen bør man også etablere en styringsgruppe. Som kan ta del av prosjektet og ta beslut under veien og støtte opp. Og de bør også ha rett sammensetning av folk. Og så kanskje man også redan før start bør fundere litt på hvilke ambassadører man har ute i organisasjonen. Hitta de der individerne som brinner litt ekstra for det som prosjektet skal oppnå. For å få dem med på resen, og få dem med til å bidra. Så det å skape en vi-kultur med litt høyd under taket, der man kan ta gode diskusjoner og dele informasjon og jobbe effektivt ihop, der man både som kund og leverantør til slutt kan være stolt av sitt slutprodukt, det har vi jo tro på da. Frode Stenstrøm: Så hvis jeg leser dere riktig, så er det spesielt tips her oppsummert at dere før prosjektet begynner får etablert hvorfor og bakgrunnen, Thomas, for en styringsgruppe. Og ikke minst en prosjekteier som driver prosessen. Thomas Stene: Det er en god start hvertfall Frode Stenstrøm: Hvis vi går videre til overgangen fra prosjektets start, at det har blitt vedtatt, og styringsgruppen har sagt go, til at vi har en gjennomføringsfase. Marie, hva mener du er gode tips for å kunne få en god oppstart på prosjektet? Marie Andersson: Ja, vi starter jo gjerne våre prosjekt med en kick-off, og kick-offen er en formell markering av at prosjektet er i gang. Veldig effektiv metod for å få oppstart av et prosjekt og for å føre alle individer til sammen som skal jobbe ihop sammen. Det vi ser er at når vi kjører kick-off på vårt prosjekt, så er det mest effektivt og best at kunden selv presenterer prosjektet, og bakgrunnen til prosjektet, og framfor alt hvorfor det skal gjennomføres. Det er viktig å sikre at alle forstår bakgrunnen med nåværende utfordringer, og det er større bilden hva man vil oppnå, og det er målene igjen. Dette gjør absolutt best av kunden selv, og gjerne prosjekteier til prosjektet. Thomas Stene: Kan jeg legge til en sak om kickoffen? For å sørge for at alle tar eierskap til det å samarbeide godt, så lar vi ofte prosjektgruppen selv reflektere og etablere prinsipper for godt samarbeid. Det er i hvert fall et tips som vi kan anbefale for å gi prosjektet en god start. Frode Stenstrøm: Og hvis jeg har lov til å supplere med en av mine egne erfaringer, så er det sånn at alle bedrifter og kultur har jo forskjellige måter man samhandler på, og hvordan man kommuniserer. Noen har jo veldig mye styring via mail, noen bruker Teams, noen bruker post-it-lapper, at man i den dialogen har blitt snakket sammen om hvordan man skal samarbeide. Vi nordmenn synes jeg ofte hopper over det der, ja men skal vi ikke bare begynne å jobbe, altså glemmer vi at det er, vi glemmer at det er mennesker som skal lære hverandre å kjenne da. Thomas Stene: Ja, ofte så blir det nedprioritert rett og slett. Frode Stenstrøm: Jeg har sett prosjekter hvor man har brukt nesten en måned bare på den første fasen, men da hvis man skal jobbe sammen i tre år så er det faktisk det er ikke så mye tid, det gir en helt annen reise i den veien da Thomas Stene: Jeg tenker selv om man skal jobbe som bare et halvt år, så gir det veldig god verdi å ta den investeringen innledningsvis. Frode Stenstrøm: Og snakke om forventningene til hverandre i kommunikasjonen, rett og slett Nå har vi snakket litt om hvordan kundene kan bidra til å få en veldig god prosjektoppstart, men Thomas, hva bør kundene gjøre underveis i prosjektet for å få et bedre resultat? Thomas Stene: Ja, for nye implementeringsprosjekter så anbefaler vi ofte en trinnvis tilnærming, der man først etablerer en såkalt MVP, eller most viable product, som i prinsipp er en minimumsløsning. Og poenget da, det er at kundens prosjekteier tar ansvar for å definere denne MVP'en innom å peke på det man primært trenger for å komme i gang med løsningen. Frode Stenstrøm: Der kom jo denne knytningen til som Marie du hadde på eierskap hos kunden. Men hvorfor gjør man det, Thomas? Thomas Stene: Ja, poenget er at dets raskere man kommer i gang og får erfaring med løsningen, desto raskere får man bedre kvalitet på å ønske mål for veien videre også, i stedet for å potensielt brenne krutt på noe som viser seg å være mindre viktig. Frode Stenstrøm: Marie hvilke andre bidrag bør kunden komme med gjennom prosjektets innføring? Marie Andersson: Det er viktig at kunden så tidig som mulig tar ansvar til kravene som vi bruker å beskrive som brukerhistorier, og at man definerer de akseptanskriteriene for hva som skal etableres. Så det å være en god bestiller og kan definere gode krav, det hjelper oss veldig som leverandør. Frode Stenstrøm: Thomas? Thomas Stene: Ja, jeg støtter den, Marie. Så kan jeg legge til det med at kunden må også avsette tilstrekkelig tid til å være med og teste og godkjenne de trinnevis leveransene som vi snakker om. Og desto tidligere vi får oppdaget ting som ikke er sånn forventet, desto lettere kan vi også justere. Marie Andersson: Ja, vi gjennomfører jo gjerne retrospektiv under veien i prosjektet, og retrospektiv er jo at man lærer av sine erfarenheter man har gjort seg så langt, og tilpasser det til neste periode, så det hjelper veldig om man som kunde er engasjeret i det, og kan komme med gode konstruktive tilbakemeldinger på hvordan vi som team kan bli bedre. Og så tenker jeg også det med å tidlig være ute og planlegge for hvordan man skal introdusere løsningen til brukerne. Bra å legge en god plan, for det har vi kanskje ikke pratet så mye om til nå. Frode Stenstrøm: En brukeradopsjon? Marie Andersson: Brukeradoption, ja. Ja. Frode Stenstrøm: Hvis jeg skulle få lov til å supplere med et par tips som jeg brenner ofte for, så er det at man klarer å evne å se hva løsningen skal skape tidlig, og at man tester det opp mot forskjellige arbeidshypoteser. Hvis man vet at man skal ha en løsning som både skal understøtte en slagsprosess, men kanskje også skal brukes til innsikt og analyse, det skal kanskje gi muligheten for en e-handelsportal, så er jeg veldig opptatt av at man ikke bare ser på det ene, men tester det man skal lage mot forskjellige bruksscenarier før man faktisk lager det, så ikke man må lage det om igjen. For vi får ofte litt skylappe på. Det å glemme å teste, det koster mye tid. Men endringer sent er jo alltid dyrere enn endringer tidlig. Hvis vi skal gi noen korte og konkrete tips på hva kunden bør bidra med etter at prosjektet er gjennomført, når vi ikke er der lenger, hva skjer da, Thomas? Thomas Stene: Ja, vi kan jo fortsette med det her med brukeradopsjon, som du nevnte, Marie. Altså prosjektene som vi jobber med, de involverer ofte endringer både for arbeidsprosesser og systemer, og de løsningene som vi etablerer, de har ingen verdi i det hvis ikke de tas i bruk, og derfor er det viktig at kundene har fokus på hvordan brukerne blir introdusert til både hva man vil oppnå, og hvordan løsningen skal understøtte arbeidsprosessene. Det å fokusere på oppfølging av brukerne er kritisk for prosjektets suksess, men ofte undervurdert og nedprioritert. Da har det vært å merke seg at nærmere 90 prosent av læringen skjer etter den første formelle opplæringen. Dette er noe som vi gjerne allerede har diskutert med kunden og lagt en god strategi rundt. Frode Stenstrøm: Og dette er jo kjent fra skolegang, når man går på universitet og lærer et fag. Det er først når man begynner jobb at man lærer noen ting, ikke sant? Så jeg tror det er det samme her også. Er det noen andre aspekter, Marie, du ville påpekte etter at prosjektet er ferdig? Marie Andersson: Ja, jeg synes jo at man bør evaluere prosjektet etter det avslutte å gå gjennom De oppringlige projektmålene og å vurdere i hvilken grad de er oppnått, er nyttig. Og at man identifiserer kanskje noen lærdommer når man har gjort seg under prosjektet, og gjerne dokumenterer det og deler ut i organisasjonen, så at neste prosjekt man gjennomfører kan ta med seg det. Så man har lært seg noe av det. Og så tenker jeg også at det med å ha lagt en liten plan for kontinuerlig forbedring av systemet bør man gjøre. Mange kunder etablerer gjerne et forum med ulike interessenter i organisasjonen som jobber videre med videreutvikling og kan identifisere forbedringssaker og dele erfarenheter og løse problemer eller utmaninger knyttet til CRM-systemet. Så brukerne der ute har noen å henvende seg til. Frode Stenstrøm: Og det er vel her egentlig dette med prosjekteierskap kommer inn, at man knytter for en måte å tilpasse det, for det er ikke som et eple man kjøper og spiser er ferdig, det er jo en kontinuerlig forbedring som skal skje, man skal hente ut gevinsten av det også over tid. Det neste temaet vi skal snakke om handler om risiko. Alle prosjekter har jo i sin natur en eller annen form for risiko, og jeg lurer litt på hvilke risikofaktorer kundene lettest kan påvirke selv. Marie og Thomas, kan dere ta oss gjennom hvilke risikoer dere vanligvis ser, og ikke minst hvor har kunden mest innflytelseskraft? Thomas Stene: Ja, jeg kan jo starte. Som prosjektleder diskuterer vi med kunden hvordan de selv kan redusere risiko i prosjektet. Hvis vi skal peke på noen av de vanligste risikoene der kunden har... Stor påvirkningskraft, så øverst på lista mi så har jeg det her med risikoen for uklare målsetninger. Og det er overraskende hvor mange prosjekter der man ikke tydelig definerer hva man ønsker å oppnå med prosjektet. Frode Stenstrøm: Da går man jo tilbake til du nevnte innledningsvis med manglende business case, gjør du ikke det? Thomas Stene: det her trenger tett sammen med det. Og da kan man risikere at man bygger en løsning som ikke dekker behovene. I beste fall så får man da en merkosnad ved å motivere på løsningen i etterkant. Men det kan også hende at man må starte på nytt, og uansett så forsinker det gevinsten på det man ønsker og oppnå. Frode Stenstrøm: Hva mener du at en kunde bør bidra med her, Thomas? Thomas Stene: Jeg tror det viktigste bidraget er at man innledningsvis kartlegger rutiner og prosesser med fokus på hva er det som skaper verdi. Frode Stenstrøm: Marie, har du en risikopunkt du er opptatt av? Marie Andersson: Ja, jeg tenker manglende forankring i ledelsen. Om ledelsen ikke involverer seg godt nok i prosjektet, så er det en risiko for å nå målsetningene eller de gevinstene man ønsker å oppnå. Så i verste fall kan en konsekvens være at systemet ikke blir tatt i bruk av brukerne. Frode Stenstrøm: Hva mener du at den kunne bør gjøre for å unngå det? Marie Andersson: Det beste man kan gjøre er å etablere en styringsgrupp og låte dem følge prosjektet og være med og styre under prosjektets gang. Frode Stenstrøm: Hvem burde ha sittet i denne gruppen? Marie Andersson: Personer som har relevant erfarenhet og de som er i organisasjonen som kan være med og bidra for å oppnå de målene. Frode Stenstrøm: Riktig. Thomas, har du en tredje risiko? Thomas Stene: Ja, det er masse risikoer å ta men jeg kan ta det med å gape over for mye, som vi også har vært litt inne på tidligere. Dette er en klassiker der kundene ved prosjektstart er for ambisjøse på hva man vil inkludere i scopet, og hvor mye man tror man rekker innenfor et valgt tidsrom. Frode Stenstrøm: Hva blir konsekvensene, Thomas? Thomas Stene: Det kan jo da være at man bommer på tid, kvalitetsmål, de klassiske tingene, men ofte i kombinasjon med at kanskje noen blir overarbeidet, kanskje noen blir sykemeldt eller finner alternativ til arbeidet. Frode Stenstrøm: Og hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå å gape over for mye? Thomas Stene: Da tenker jeg det her med å velge trinnvis tilnærming er viktig, og prioritere hardt hva man ønsker å få til. Legge nice-to-have-saker i backloggen for neste runde. Frode Stenstrøm: Marie, du har helt sikkert en ting du også, som vi snakket om. Marie Andersson: Jeg tenker at når prosjektet er i gang så er det ikke ovanlig at omfanget av leveransen blir større. Det er lett at det smyger seg inn nye ideer under vegen som man verken har avsatt tid eller budget for å tekke. Så det med scope-skript som vi kaller det er jo en risiko. Så det betyr jo at når omfanget eller leveransen har blitt større enn det som da fra begynnelsen var intentionen og avtalen, så blir det en konsekvens på at det kommer å ha innverkan på både tid og kost. Frode Stenstrøm: Hva mener du at kunden bør gjøre for å unngå at prosjektet blir større enn opprinnelig tiltenkt? Marie Andersson: Nå har vi pratet om projektlederrollen innan og nevnt det flere ganger, men her tenker jeg igjen at den rollen bør aktivt være inne og styre og prioritere det av nye saker som kommer. Kanskje man måtte, når noe kommer inn, kanskje noe annet måtte tas ut av. Frode Stenstrøm: Ja, hvis jeg skal opp med det dere sa, så hørte jeg dere da snakket om uklare målsetninger, at det er for lite forankring, gap overfor mye, og at da man bare øker underveis, Fire viktigste risikopunktene dere tar frem, som Thomas sa, det er helt sikkert flere. Men hvis vi skal runde av der, så vil jeg gjerne ha noen tips fra dere, som gjør at de som lytter på det, kanskje kan tenke på at hvis de gjør sånn, så får de et bedre og mer vellykket prosjekt. Marie, hva skulle det vært? Marie Andersson: Ja, i min rolle som projektleder så brenner jeg jo veldig for å bygge og utvikle team som til sammen kan hitte gode løsninger og leverere gode prosjekter. Frode Stenstrøm: Og Thomas da? Thomas Stene: Jeg veldig forkjemper det her med å jobbe i iterasjoner, å kunne ta for seg det bit for bit og avstemme underveis. Det tenker jeg er en viktig suksessfaktor for prosjekter. Det er i hvert fall tilfredstillende for meg som prosjektleder. Frode Stenstrøm: Tusen takk til dere begge to for mange konstruktive tips til våre kunder. Denne podkasten har vært produsert av ProsessPilotene. ProsessPilotene øker verdien av dine kunder med bruk av Microsoft-teknologi. Denne podcasten er å finne overalt der dere hører på podcast, samt nettstedet https://radio.Prosesspilotene.no. Vi minner om at dere kan også følge oss på YouTube, på vår YouTube-kanal, søk etter ProsessPilotene der. Ansvarlig for denne podkasten er meg, Frode Stenstrøm Vi vil gjerne høre fra deg, både tilbakemeldinger og bli med på et intervju i fremtiden. Så kontakt meg gjerne på LinkedIn. Med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle, og gjennhør!