For å håndtere den videre veksten, har BUA nå sett behovet for å oppdatere og forenkle sine interne prosesser. Tidligere har BUA brukt manuelle metoder, som ved vekst har blitt mer tungvinte.
– Systemet vi har hatt frem til nå har fungert fint, men med 264 avdelinger ønsket vi å oppdatere systemet for å sikre dataene og gjøre de interne prosessene lettere ved videre ekspansjon, sier Vibeke Saarem i BUA som har vært prosjektleder.
Automatisering og effektivisering
Etter å ha vurdert flere kandidater, valgte BUA å samarbeide med ProsessPilotene. Gjennom det siste året har de utviklet et CRM-system som ikke bare håndterer BUA's vekst, men som også kan gjøre videre økning mer sømløst.
Samarbeider om bærekraft
BUA og ProsessPilotene er nå bærekraftspartnere og skal samarbeide over en periode på tre år. Salgs- og markedssjef hos ProsessPilotene Tor Kristoffersen, sier at det var en enkel beslutning å starte et partnerskap med BUA da de fikk muligheten til det. Han legger til at bidraget fra BUA-konseptet er så tydelig bærekraftig i praksis at det er vanskelig å forbli uberørt. For Prosesspilotene er det et ekstra pluss at BUA opererer uavhengig av politisk- eller religiøs retning
– BUA sitt konsept, som gir mulighet for fysisk aktivitet, mestring og fellesskap tvers av alle samfunnslag, er og blir et svært viktig bidrag på mange plan og med store ringvirkninger i samfunnet. Vi er stolte av å få lov til å bidra til BUA sitt verdifulle arbeid, sier Kristoffersen.
"– Vi ser frem til å få markedsmodulen på plass. Da vil det bli mulig for oss å nå ut til enda flere og forbedre våre tjenester ytterligere" – Stina Onsum Berg, ansvarlig for CRM-system i BUA
"– Partnerskapet mellom BUA og ProsessPilotene er et lysende eksempel på hvordan teknologi kan brukes til å fremme bærekraftige og effektive løsninger for fremtiden" – John Harald Bondevik, daglig leder i BUA
Skreddersydd system
Senior CRM konsulent og teamleder hos ProsessPilotene Emil Solhøi, har vært med å utarbeide systemet fra dag én. Han påpeker at det har vært spennende å tilpasse CRM-systemet til BUA's spesifikke behov.– Fordelene med et skreddersydd CRM-system er blant annet at det gir en oversikt over alle kontaktpunktene til BUA, hjelper til med å registrere nye medlemmer, gjør det lettere å starte nye BUA-avdelinger og sikrer gode rutiner i driften. Løsningen inkluderer også integrasjoner med blant annet BUAs regnskapssystem for å skape smidigere prosesser, sier Solhøi.
En av fordelene som kan oppstå ved endring av systemet er at BUA's administrasjon får bedre mulighet til å følge opp de lokale avdelingene i nettverket.
Veien videre
Neste steg i prosjektet er å implementere et markedssystem i CRM-systemet. Dette prosjektet vil settes i gang til høsten.
– Vi ser frem til å få markedsmodulen på plass. Da vil det bli mulig for oss å nå ut til enda flere og forbedre våre tjenester ytterligere, sier Stina Onsum Berg som har ansvar for CRM-systemet til BUA fremover.
Med denne nye funksjonaliteten ser BUA for seg å kunne administrere og analysere markedsaktiviteter på en mer strukturert og effektiv måte, noe som vil kunne bidra til videre vekst og suksess for organisasjonen.
– Partnerskapet mellom BUA og ProsessPilotene er et lysende eksempel på hvordan teknologi kan brukes til å fremme bærekraftige og effektive løsninger for fremtiden, avslutter daglig leder i BUA John Harald Bondevik.