Hvordan registrerer du timer og utlegg i Project Operations?
Utarbeidet med KI.
Timeregistrering er den enkleste rutinen i Project Operations og den som oftest svikter. Her er framgangsmåten, og de få vanene som avgjør om tallene blir til å stole på.
- 5 steg
- Total tid: 7 min
- Forberedelse: 2 min
- Resultat: Godkjente timer og utlegg klare for fakturering
Nødvendige verktøy
- Project Operations i nettleser eller mobilapp — Begge deler fungerer. Mobilen er poenget hvis du er mye ute.
Før timene
1.Velg riktig prosjekt og oppgave
Timer føres mot en oppgave i arbeidsplanen, ikke bare mot prosjektet. Det er dette som gjør at prosjektlederen kan se hvilken del som sprekker. Fører alle på en samleoppgave, mister dere hele styringsverdien.
2.Skriv en setning om hva du faktisk gjorde
I prosjekter med løpende timer havner denne teksten på fakturaen kunden leser. «Arbeid» er ikke en beskrivelse. «Gjennomgang av datamodell med økonomiavdelingen» er. Denne ene setningen er billigste forsikring mot bestridte fakturaer.
3.Før utlegg med kvittering
Utlegg registreres på samme prosjekt som timene, med bilde av kvitteringen. Skal utlegget viderefaktureres, må det merkes som fakturerbart — dette er lett å glemme, og et uteglemt merke betyr at kostnaden blir liggende hos dere.
Innsending og godkjenning
4.Send inn ukentlig, ikke månedlig
Innsendte timer går til godkjenning hos prosjektlederen og blir først da grunnlag for fakturering. Venter alle til månedsslutt, får prosjektlederen hundre linjer å vurdere på én dag, og godkjenningen blir en formalitet i stedet for en kontroll.
5.Rett opp avvisninger med én gang
Blir en linje avvist, mangler det som regel bare en presisering. Avviste linjer som blir liggende, forsinker hele faktureringen for prosjektet — ikke bare din egen linje.
Diskusjon
Still et spørsmål eller del hva som hjalp deg.
