Hvordan konfigurerer du SharePoint-dokumenthåndtering?
Utarbeidet med KI.
Dokumenter hører hjemme i SharePoint, ikke i Dataverse. Her er oppsettet og de valgene som er tunge å endre senere.
- 6 steg
- Total tid: 1 t 10 min
- Forberedelse: 30 min
- Resultat: Dokumenter lagret i SharePoint og synlige i Dynamics 365
Nødvendige verktøy
- Administratortilgang i Dynamics 365 og SharePoint — Begge deler kreves.
- Et SharePoint-område til formålet — Egen områdesamling anbefales framfor en eksisterende.
Sett opp
1.Velg hvilke tabeller som skal ha dokumenter
Aktiver dokumenthåndtering bare på de tabellene der det gir mening — typisk kunde, salgsmulighet og sak. Aktivering overalt gir tusenvis av tomme mapper.
2.Bestem mappestrukturen før du aktiverer
Skal mappene grupperes under kunden, eller ligge flatt per oppføringstype? Dette er tungt å endre når strukturen først er opprettet for mange oppføringer.
3.Koble til SharePoint-området
Valider tilkoblingen etter oppsett. Feiler den, er det som regel rettigheter på området framfor konfigurasjonen i Dynamics 365.
Avklar tilgang og bruk
4.Kontroller hvem som når mappene direkte
Tilgang i SharePoint følger ikke sikkerhetsrollene i Dynamics 365. Gjelder det sensitive dokumenter, må tilgangen settes i SharePoint også — dette overses nesten alltid.
5.Lær brukerne å laste opp fra oppføringen
Laster de opp direkte i SharePoint, havner filen kanskje i feil mappe og vises ikke i CRM. Opplasting fra oppføringen sikrer riktig plassering.
6.Bestem hva som ikke skal ligge der
Signerte avtaler og dokumenter med oppbevaringskrav bør kanskje til et arkiv framfor å bli liggende i en prosjektmappe. Avklar dette med den som eier dokumentforvaltningen.
Diskusjon
Still et spørsmål eller del hva som hjalp deg.
