Hvordan bygger du opp en arbeidsplan for et prosjekt?

Nødvendige verktøy

• Godkjent prosjektestimat — Estimatet fra tilbudet er utgangspunktet for planen.

Nødvendige materialer

• Avklart leveranseomfang — Hva som er innenfor og utenfor, skriftlig og bekreftet av kunden.

Fra estimat til struktur

1. 1.Del prosjektet i faser først

   Start grovt: tre til seks faser som gjenspeiler hvordan dere faktisk leverer. Fasene er det ledelsen og kunden følger med på, og de bør derfor være gjenkjennelige uten forklaring.

2. 2.Bryt hver fase ned i oppgaver på dager, ikke timer

   Sikt mot oppgaver som varer noen dager til et par uker. Kortere gir en plan ingen orker å oppdatere; lengre gir en plan som ikke avslører avvik før det er for sent.

3. 3.Legg inn roller før navn

   Planlegg med roller — seniorkonsulent, utvikler, arkitekt — ikke med personer. Da kan planen prises og bemannes uavhengig av hvem som tilfeldigvis er ledig, og den tåler at noen blir syke eller bytter prosjekt.

Gjør planen styrbar

1. 4.Sett avhengigheter der de faktisk finnes

   Marker bare de avhengighetene som er reelle — der oppgave B ikke kan starte før A er ferdig. En plan full av kunstige avhengigheter blir stiv, og hver forsinkelse forplanter seg gjennom hele tidslinjen uten grunn.

2. 5.Sammenlign summen mot estimatet

   Når planen er ferdig, legg sammen timene og hold dem mot det dere solgte. Spriker det, er det bedre å vite nå enn i uke seks. Dette er ofte det mest ubehagelige og mest verdifulle steget i hele øvelsen.

3. 6.Avtal når planen skal oppdateres

   En plan som ikke oppdateres, er en historisk kilde. Sett et fast tidspunkt — for eksempel hver fredag — og hold på det. Femten minutter i uken er nok, og det er forskjellen på en plan som styrer og en som pynter.